Vai aceitar uma encomenda grande? Veja como se preparar

Atender uma encomenda muito maior do que o habitual traz riscos consideráveis. Saiba como aguentar esse maior volume de vendas.

Que cuidados devo tomar ao aceitar uma encomenda grande?
Escrito por Ana Paula Paulino da Costa, especialista em finanças

Atender uma encomenda muito maior do que o habitual traz riscos consideráveis. De imediato, existe o risco de ela ser cancelada durante a produção. É preciso firmar um contrato estipulando uma multa por desistência para cobrir as despesas incorridas na elaboração do produto e/ou serviço. Quanto mais próxima da data da entrega, maior deve ser o valor da multa. Além do risco de inadimplência da multa, existe também o risco do não pagamento de toda a encomenda entregue.

Se sua avaliação diz que esses riscos podem ser assumidos, com ou sem um contrato estipulando uma multa por desistência, o passo seguinte é avaliar sua capacidade de execução, seja de ordem operacional ou financeira. Há máquinas e equipamentos ociosos que podem ser usados para esse incremento na produção?

Avalie o quanto essa encomenda vai atrapalhar sua produção normal e se o uso mais intensivo de equipamentos poderá provocar quebras que comprometam a execução do pedido. Talvez seja o caso de fazer novos investimentos ou terceirizar parte da produção.

Novos investimentos só se justificam se essa grande encomenda implicar em um salto no posicionamento do negócio e/ou no seu tamanho, em um novo mercado, em novos canais de fornecimentos e/ou de vendas etc. Terceirizar parte da produção pode ser uma solução, mas essa parte deve ser realizada com a mesma qualidade. Caso contrário, o ganho comercial e financeiro esperado com a encomenda pode ir por água abaixo.

Uma encomenda maior que o normal implica em uma gestão logística de suprimentos diferente do habitual. Requer local para armazenar o adicional de insumos e produtos finais até a entrega. Os insumos devem estar disponíveis para o novo volume no momento certo e na quantidade certa.

É preciso ter cuidado com a capacidade dos fornecedores de todos eles, incluindo embalagens. Se eles não tiverem capacidade adicional, deve-se rapidamente contratar novos com a mesma qualidade. Se o fornecedor não conseguir entregar e não tiver substituto, cabe pensar se há como ajudar o fornecedor/parceiros a aumentar a capacidade. Às vezes, um novo arranjo físico no fornecedor pode ajudar a ganhar produtividade. Se essa encomenda for alavancar o seu negócio, pode alavancar também o de seus parceiros/fornecedores.

Além de máquinas e equipamentos, é preciso avaliar se há recursos humanos o suficiente ou será preciso contratar ou pagar horas extras. Pessoas novas exigirão treinamento. Haverá tempo para isso?

Avalie ainda sua capacidade financeira para atender a encomenda. Você tem capital de giro para bancar o adiantamento de fornecedores e pessoal até o recebimento da encomenda?

Há, além disso, um impacto econômico relevante. A receita total que você terá com a produção normal mais a encomenda excepcional compensará a elevação de custos que essa encomenda eventualmente acarretará? Encomendas maiores (excepcionais) costumam pedir preços mais baixos. 

O aumento da receita por causa do maior volume, mesmo com preços mais baixos, compensará os maiores custos? Se não cobrir, você tem recursos para apostar no futuro? E não se esqueça: uma venda malfeita não só inviabilizará o crescimento como pode prejudicar o negócio.

Ana Paula Paulino da Costa é especialista em finanças e docente da BSP – Business School São Paulo.

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